英文メール作成術②会議の日程調整をする

【メール例文】会議を打診する

会議を打診する場合に限りませんが、英語のビジネスメールを送る際には、相手との関係性に配慮する必要があります。たとえば、相手が取引先であれば、よほど親しい間柄でもない限りフォーマル(Formal)なメールであるべきですし、頻繁にやり取りする海外拠点のメンバーであれば、インフォーマル(Informal)なメールの方が適している場合が多いでしょう。

フォーマルなメールかインフォーマルなメールかによって、盛り込む内容や文体、使用する単語やフレーズも変わります。また、フォーマルなメールの中でも、面識のない相手に売り込みを掛けるような営業メール（=Cold mail）の場合は、相手からの反応を得ること自体が目的になり、かなり様相が違ってきます。この記事では、営業メールについては触れませんのでご注意ください。

まずはフォーマル、インフォーマルそれぞれの例文をご紹介します。その後、パーツ毎に解説と補足をしていきます。

＜フォーマル＞

＜インフォーマル＞

それでは次の章から、英文メールの「型」に沿って解説していきます。

覚えておきたい英文メールの「型」

• Subject Line（メールの件名）
• Greeting（あいさつ）
• Body（本文）
• Closing （締め）
• Signature（署名）

端的にわかりやすく！会議を打診するメールの件名

メールの件名（Subject Line）は、メール本文で書かれていることを端的に表現するようにしましょう。トピックの異なる以前のメールにそのまま返信して「Re:」が追加されただけのものは、もってのほか。本文に何が書いてあるのかをわかりやすく・具体的に。メールの件名についてのマナーは国内の場合と同じですね。

会議メールを打診するメールならば、このような件名が使えます。
＜フォーマル&インフォーマル＞
● Request for meeting on [meeting date（会議の日付）]
● Meeting to discuss [meeting topic（会議のトピック）]
上司やプロジェクトメンバーに、ちょっと相談の時間をもらいたい、そんな時は、
● Available for meeting/chat tomorrow?
といった件名も使えます。

最近は省略するケースも!?あいさつ文の書き方

続いて、宛名とあいさつ文（Greeting）です。宛名部分は、フォーマルなメールの場合、
● Dear Mr. Smith, / Ms. Smith, 　＊名前の後に「,（カンマ）」を入れます。
となります。イギリス英語の場合には「Mr」「Ms」のあとの「.（ピリオド）」を付けない
● Dear Mr Smith, / Ms Smith, という書き方が一般的です。ピリオドを付けたとしても間違いということはないので、必要に応じて使い分けてください。

インフォーマルなメールの場合は、
● Hello John,
● Hi John,
というように、「HelloもしくはHi ＋ XXX（相手のファーストネーム）+ ,（ピリオド）」となります。なお、取引先の場合でも、この形でメールを送ってくる場合もあります。Hiはカジュアル過ぎますが、Helloであれば、相手に合わせて使用しても大丈夫です。

プロジェクトチームメンバー全員へのメールなど、相手が大人数の場合は、
● Dear All,
● Hello All,
が使えます。

宛名に続くあいさつ表現としては、
＜フォーマル＞
● I hope this email finds you well. 　（「お元気でお過ごしのことと存じます。」的な意味）
＜フォーマル＆インフォーマル＞
● Hope you’re having a great week. 　（「良い週をお過ごしのことと思います。」的な意味）
などが定番としてよく使われます。日本語のビジネスメールでは「いつもお世話になっております。」などとよく書きますが、これをそのまま英語に訳して、あいさつ文として記載するのはやめておきましょう。おそらく意図が伝わらず、相手を混乱させてしまいます。

これまでのメールのやり取りをうけて会議を打診する場合は、シンプルに
● Thank you for your e-mail.
などと書いて、本文に進んでも良いでしょう。

インフォーマルなメールの場合は、あいさつ文を省略して本題に入っても大丈夫です。
近年、フォーマルなビジネスメールにおいてもあいさつ文を省略するビジネスパーソンも増えてきています。ビジネスチャットも一般的になった結果、メールを「手紙」として捉えず、手紙の「型」やマナーに必ずしも従わないという考えもあるため、ケース・バイ・ケースで判断が必要です。判断しづらい場合は、あいさつ文を入れておいて構いません。

会議を打診するメールの本文はポイントを簡潔に

いよいよ本題の、会議を打診するメールの本文について説明していきます。

会議を打診する際は、

• 会議の目的
• 会議の日時
• 会議の形式（対面・オンライン・電話会議）

を明確に伝えましょう。

まずは、特定の目的のためにミーティングをしたいという事を伝え、具体的な候補日時を提示した上で、「都合を知らせてほしい」というような、先方のリアクションを引き出す文を書きましょう。

＜フォーマル＞
I would like to schedule an online meeting to discuss the new project.
Would you be available next week on Wednesday or Thursday afternoon?
Please let me know if one of these days would be convenient for you.

I look forward to hearing from you.

（新しいプロジェクトについて、オンライン会議をしたいと思います。
来週の水曜日か木曜日の午後は空いていますか?
どちらかの日がご都合に合うかお知らせください。
お返事をお待ちしています。）

＜インフォーマル＞
Just wanted to ask if you have time for an online meeting next week to discuss the new project.
Maybe on Tuesday at 9pm JST / 8am EDT?
Let me know if that works.

（新しいプロジェクトについて来週オンラインミーティングをする時間はありますか。
火曜日の午後9時 (日本時間) /午前8時 (東部夏時間) はどうでしょう？
その日時に打合せ可能か教えてください。　＊直訳：それがうまくいくか教えてください。）

時間の表記についてですが、時差がある場合は日本時間と先方の現地時間の両方を併記するのが間違いないでしょう。JSTは日本時間、EDTは東部夏時間です。他に東部標準時（EST）、アメリカ西海岸のPST、イギリスのグリニッジ標準時GMTなどがあります。国や都市名を使って、「1pm in New York time」「2pm in UK Time」などの表現も可能です。

オンライン会議は「online meeting」、電話会議は「conference call」、対面の会議は「in-person meeting」や「face-to-face meeting」と表現します。

締めのあいさつはお決まりの表現を書けばOK

日本語の手紙の「敬具」やメールの「何卒よろしくお願いします。」のように、英語のメールもお決まりの締めのあいさつがあります。自分が覚えやすいものを決めて、毎回それを使うのも良いでしょう。

＜フォーマル＞
● Best regards,
● Sincerely,
＜インフォーマル＞
● Thanks,
● Best,
● Regards,

いずれも次の行に自分の名前を書くようにしましょう。フォーマルなメールの場合は、「Taro Yamada」のようにフルネーム、もしくは「Taro」とファーストネームのみでも。インフォーマルなメールでは、ファーストネームのみ記載するのが一般的です。

その他 会議の打診／返答メールで使える表現いろいろ

● I’m not available then, unfortunately.
（ご提示の日時は残念ながら都合が悪いです。）

● Next week works better.
（来週の方が都合が良いです。）

● I am available to discuss this at your earliest convenience.
（あなたの都合がつき次第、ディスカッションできます。）

● Once I receive your answer, I will send the link/URL for the online meeting.
（お返事をいただいたらオンライン会議のURLを送ります。）

● Unfortunately, we need to reschedule/postpone/cancel our meeting.
（残念ながら、ミーティングをリスケ/延期/キャンセルする必要があります。）

● This is a gentle reminder regarding our meeting tomorrow.
（明日の会議のリマインダーを送ります。）

【実践編】「みらい翻訳Plus」の英文作成機能で簡単メール作成

「みらい翻訳Plus」の英文作成機能を使えば、送り先や要件を箇条書きするだけで、簡単に英語のメール文を作成することが可能です。クリックひとつでより丁寧な表現に書き換える機能や、英訳された文を日本語に翻訳し直す逆翻訳で内容を日本語で確認する機能もあり、便利にお使いいただくことが可能です。

実際に会議を打診するメールを作成してみましょう。
「みらい翻訳Plus」の「英文作成」をクリックして開きます。左側の枠内に、日本語でメールの原稿を入力すると、英訳結果と逆翻訳（英訳をさらに日本語に訳したもの）が表示されます。

用件の箇条書きをもとに、英語メールを作成することもできます。
左側の枠内にある「メールの下書きを自動で作成」ボタンをクリックすると、下のような画面が表示されるので、例えばこのように箇条書きを入力します。

［内容］
・相手は Mr. John Smith様
・新プロジェクトについて話し合うオンラインミーティングをしたい
・ミーティングの候補日は以下の通り
 6月20日（木）の午前9時（サンフランシスコ時間）
 6月21日（金）の午前9時（サンフランシスコ時間）
・どちらの日時が都合が良いか教えて欲しい
・どちらも都合が悪い場合は候補日を指定してほしい
・差出人は株式会社ABCの山田太郎

［文章のトーン］
・丁寧なビジネスメールで

箇条書きされた情報をもとに、日本語のメールの原稿が生成され、それをもとに英語のメール文に翻訳されます。
無料プランもある「みらい翻訳Plus」の利用登録をして、英語メール作成を効率化しましょう。