翻訳業務を効率化するファイル翻訳 | メリットやテキスト翻訳との使い分けを解説

翻訳技術の進化とビジネス動向

近年、AIの発展技術の発達に伴い、AI翻訳も飛躍的な進歩を遂げています。例えば、みらい翻訳が提供するAI翻訳(Mirai Translator®)では翻訳時に前後の文を参照することができるようになり、より正確な翻訳が可能となりました。これらの技術革新により、ビジネスにおける言語の壁は急速に低くなりつつあります。

グローバル化が加速する中、多言語対応はもはや必須となっており、企業は翻訳ツールを積極的に活用し始めています。今後も、翻訳技術のさらなる進化とともに、ビジネスにおける言語サービスの重要性が増していくでしょう。

文書翻訳の2つの方法

ここでは、翻訳ツールで文書翻訳を行う方法を2つ紹介します。

テキスト翻訳

テキスト翻訳は、翻訳したい文章を翻訳ツールに入力したり、コピペしたりして翻訳する方法です。任意のテキストを瞬時に翻訳できるのがメリットです。また、逆翻訳の機能を使えば、推敲しながら文章を翻訳する際に役立ちます。

ただし、PowerPointやWordファイルなどから一部の文章を抜き出して翻訳する場合、元の文に太字や文字色などの装飾があったとしても、テキスト翻訳では文字情報のみを扱うため、翻訳結果には引き継がれません。翻訳後に、レイアウトや書式情報の編集作業が発生します。

ファイル翻訳

ファイル翻訳は、WordやExcel、PDFやPowerPointなどの文書ファイルをファイルごと翻訳する方法です。レイアウトや書式を維持したまま翻訳できるため、翻訳後の編集作業が少なく済むのが特徴です。

分量の多い文書や、図表や画像が多く含まれる文書の翻訳に適しています。ただし、翻訳ツールによっては、ファイル翻訳の機能が無かったり、あったとしても対応するファイル形式が異なっていたりするので、注意が必要です。

ファイル翻訳は大量の文書を読み解ける！

ファイル翻訳は大量の文書を読み解くのに最適です。なぜなら、ファイル翻訳には以下3つの特徴があるからです。

• 翻訳したいファイルをそのままアップロードできる
• 様々なファイル形式に対応可能である
• 装飾やフォーマットを維持したまま翻訳できる

それぞれの特徴について説明していきます。

翻訳したいファイルをそのままアップロードできる

翻訳したいファイルをそのままアップロードできるのが、ファイル翻訳のメリットです。

テキスト翻訳では、文章をコピーしてテキスト翻訳ツールに貼り付け、翻訳結果をまた元のファイルに転記する必要がありました。翻訳文の調整や推敲がしやすい反面、元のファイルに転記する手間がかかるだけでなく、人為的な転記ミスも発生しうることがネックでした。

ファイル翻訳なら、WordやPDFなどのファイルをドラッグ＆ドロップするだけで丸ごと翻訳してくれます。面倒なコピペ作業が一切不要になるため効率的です。

さまざまなファイル形式に対応できる

ファイル翻訳は様々なファイル形式に対応可能です。例えばWord、PDF、PowerPoint、Excelなど、ビジネスシーンで頻繁に使われるファイル形式に幅広く対応しています。これにより、プレゼン資料や契約書、報告書など、ビジネス文書を広く翻訳できます。

ファイルの種類を問わず、必要な文書を的確に翻訳できるのは、ファイル翻訳の大きな強みと言えるでしょう。

装飾やフォーマットを維持したまま翻訳できる

装飾やフォーマットを維持したまま翻訳できる点（※）も、ファイル翻訳を活用するメリットの一つです。例えば、原文で赤字やマーカーが引かれている重要な部分は、翻訳後もそのまま強調表示されます。つまり、ファイル翻訳なら「読んでほしい箇所」が一目瞭然なのです。

翻訳結果を読み解く際も、強調部分を手がかりに素早く重要ポイントを把握できます。時間がないときも全文を隅々まで読まなくても強調されている箇所を視覚的に把握でき、拾い読みしたいときもスピードが格段に向上するでしょう。

※Excelファイルの文字装飾は保持されません。またPDFに関してテキストデータがないファイルについては、画像データからテキストの読み取りを試みます。このため、ほかのファイル形式と比べて、レイアウトや翻訳精度の維持が難しい場合があります。

【注意点】フォントや装飾の維持のために、部分的に翻訳精度が落ちる可能性がある

ファイル翻訳のメリットとして、装飾やフォーマットを維持したまま翻訳できることを挙げました。しかし、このメリットには若干の注意が必要です。

装飾を維持するために、内部的には原文に加え装飾の情報を持たせた状態で翻訳を行うことに伴い、部分的に翻訳精度が低下する場合があります。また、フォントを維持したままだと、他言語へ変換する際に不自然な見た目になることもあります。

これらの注意点を踏まえると、目的に応じて使い分けが必要になることがわかります。テキスト翻訳とファイル翻訳の使い分け方について、次の章で見ていきましょう。

ファイル翻訳とテキスト翻訳の使い分け

ここでは、ファイル翻訳とテキスト翻訳の使い分けについて紹介します。

大量の文書を読み取る際はファイル翻訳

ファイル翻訳は、大量の文書を効率的に読み取る際に活用しましょう。

例えば、海外の取引先から送られてくる長文の契約書や報告書などについて、短時間で内容を把握したい場合などです。ファイル翻訳なら、WordやPDFの文書をまるごと翻訳できるため、膨大な量の情報を一気に母語で読むことができます。

情報収集のスピードが格段に上がり、的確な判断やアクションにつなげられるでしょう。また、社内の情報共有や整理にも役立ちます。海外オフィスからの連絡事項やレポートなども、ファイル翻訳を活用すれば、誰もがすぐに概要を理解できるようになります。

文書を作成する際はテキスト翻訳

外部に公開するなど、翻訳結果を推敲しながら文書を作成する場合は、テキスト翻訳が適しています。テキスト翻訳では、原文の内容をシンプルなテキスト形式で翻訳するため、翻訳結果を自由に編集し、文章を推敲できます。

また、翻訳後の文章を再度翻訳ツールに戻して、繰り返し翻訳を行うことで、よりニュアンスの伝わる自然な表現に仕上げていくことが可能です。

この原文調整と再翻訳のプロセスを繰り返すことで、最終的には完成度の高い文章を作り上げることができるでしょう。この場合は再翻訳の必要な箇所のみをAI翻訳にかけるほうが効率的であるため、文書作成にはテキスト翻訳が適しています。

Excelの翻訳には注意が必要！（従量課金契約の場合）

みらい翻訳のファイル翻訳は、Excelにも対応しています。他社ではExcelに対応していないサービスも多く、みらい翻訳をご利用いただくメリットのひとつと言えます。

ただし、投入されたファイルは丸ごと翻訳対象として扱われるため、ワード数による従量課金でご契約いただいている場合は注意が必要です。数値のみの表などが多く含まれるファイルの場合は、文字部分だけを抜き出して、テキスト翻訳にかける方が、無駄なく利用できるケースもあります。

精度の高いファイル翻訳ができる「みらい翻訳」

ファイル翻訳は、ビジネス文書の翻訳を効率化する強力なツールです。WordやPDF、PowerPointなどの文書ファイルをまるごと翻訳できるため、作業効率が大幅にアップします。

みらい翻訳のファイル翻訳は、TOEIC960点以上の翻訳精度を誇り、ビジネス文書に最適な「法務・財務モデル」や「特許モデル」など、専門分野に特化したエンジンも搭載。セキュリティ面でもISO27001/ISO27017を取得しており、機密情報の翻訳にも安心して利用できます（※一部サービスはISO27017対象外）。

翻訳が完了したデータは速やかに消去され、サーバには一切保存されません。また、翻訳作業はすべて国内にある自社サーバ内で行われます。ファイル翻訳で翻訳業務を効率化し、グローバルビジネスを加速させましょう。